(1.) หน้าที่ของสํานักงานคืออะไร อธิบาย
หน้าที่ของสำนักงาน (Office function)
1. การติดต่อสื่อสาร (Communication)
2. การบันทึกและจัดเก็บข้อมูล (Record)
3.ความปลอดภัยของสินทรัพย์ขององค์การ(Security of assets)
(2.) ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง
(Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ
(Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้
คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด
เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน
หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่
เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ
ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบจะประสานการ
ทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น
ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้าน
การพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น
ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์
ข่าวสาร สาร
ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ (OAS) ประกอบด้วยระบบ ต่างๆ ดังนี้
1. ระบบจัดการเอกสาร
2. ระบบจัดการด้านข่าวสาร
3. ระบบประชุมทางไกล
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน
ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ (OAS) มีองค์ประกอบที่สำคัญคือ
1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์
ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสาร
ระหว่างกันโดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน
ระบบเครือข่าย
3. Internet คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1 ที่กระจาย
อยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ดัง2 ตัวอย่างที่
เห็นได้ชัดคือ
4.1 Post of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย
และ รายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
4.2 Electronic Funds Transfer(EFT) เป็นระบบการโอนเงิน
อัตโนมัติของธนาคารทั่วไป
(3.) การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง
การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)คือ
การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่
1.การต้อน
2.การนัดหมาย
3.จดหมายออก และจดหมายเข้า
4.โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
5.การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด
6.การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย
7.การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ
8.สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท
9.คำปราศรัย
10.ข้อความโฆษณา
(4.) การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร
การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร
(5.)ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงาน
อัตโนมัติมา 1 ประการ
การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
การทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ สามารถประหยัดเวลาการทำงานได้เป็นอย่างมากซึ่งสามารถให้พนักงานนำเวลาไปใช้ในการคิด วางแผน ตรวจทาน ปรับปรุง รวมไปถึงคิดค้นงานของตนให้มีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลต่องานและสำนักงานได้อย่างมาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น